Schon länger beschäftigt mich das Thema “Papierloses Büro”. Erstens natürlich aus dem Gedanken heraus, dass Papierverschwendung nicht gut für unsere Umwelt ist. Und zweitens… nun ja, ich bin ein bekennender Gadget-Freak. Und das Papierlose Büro bietet die optimale Rechtfertigung seine Gadgets auch geschäftlich zu nutzen.
So weit, so gut. Wirklich Klick gemacht hat es dann im Februar auf dem Mobile World Congress in Barcelona. Dort hat Samsung nämlich dieses Jahr ihr neuestes und gleichzeitig erstes 8 Zoll Tablet, das Galaxy Note 8.0 vorgestellt. Den medialen Vorankündigungen hatte ich vorher kaum Beachtung geschenkt, ich hatte nie daran gedacht mir ein Tablet zu zulegen. Aber als ich es dann gesehen habe, war es um mich geschehen… 
Die Funktionen, die das Tablet bietet – man kann nämlich mit dem integrierten Stift direkt Notizen auf dem Tablet machen – sind momentan einmalig auf dem Markt. Klar gibt es auf für das iPad etc. zahlreiche Apps, die mit zugekauftem Stift handschriftliche Notizen ermöglichen. Aber die komplette Integration dieser Funktion gibt es momentan nur bei der Note-Serie von Samsung.
Ein zweiter Faktor, der dazu geführt hat, dass das Samsung Note 8.0 für mich zum Must-Have wurde, ist die Größe. Die 8 Zoll sind einfach ideal und ersetzt hervorragend ein Notizbuch. Die Entscheidung war somit klar: So eins muss ich haben!
Als es das Tablet dann auch in der Schweiz endlich zu kaufen gab, schaffte ich es mir sofort an (man, hat das gedauert bis es endlich auf den Markt kam!). Jetzt musste das Ganze mit dem Papierlosen Büro nur noch umgesetzt werden. Dazu las ich zahlreiche Artikel, zum Beispiel in der Wirtschaftswoche oder auf Caschiys Blog. Ich lies mich inspirieren von den Synchronisations- und Einsatzmöglichkeiten und versuchte herauszufinden, was für mich am besten passte.
Entschieden habe ich mich für OneNote von Windows. Ich nutze das Programm im Büro schon vorher für das Erstellen von To-Do Listen und das Sammeln von interessanten Artikeln und Links. Seit Kurzem gibt es OneNote auch als App für Android, die zwar leider nicht sehr umfangreich ist, zum Darstellen und Bearbeiten der Inhalte reicht es aber alle mal. Und die Synchronisation funktioniert wirklich gut. Notizen mache ich wie von Samsung vorgesehen mit dem vorinstallierten “SNote”. Da es leider nicht möglich ist, die Notizen direkt in eine andere App zu integrieren oder handschriftlich in OneNote zu schreiben, muss ich die Notizen in SNote nach der Erstellung als Bild in OneNote integrieren. Aber das ist immer noch allemal besser als sämtliche Notizen ungeordnet in zig Notizbüchern zu sammeln.
Mein papierloses Büro
Zurück im Büro habe ich dann erstmal alles digitalisiert, sprich alle bisherigen Mitschriften in Notizbüchern sauber in One Note abgeschrieben oder eingescannt. Ich habe Ordner angelegt und die Synchronisation vom heimischen Laptop auf den Arbeitsrechner und das Tablet eingerichtet. Nun kann ich von allen drei Geräten problemlos auf meine Unterlagen zugreifen und sie bearbeiten (oder per Skydrive von jedem beliebigen anderen Gerät).
Für mich die optimale Lösung. Und mein Schreibtisch ist nun fast leer, lose Papiere oder Notizhefte sind ganz verschwunden. Das zwingt mich außerdem dazu, für Notizen auch tatsächlich immer das Tablet zu nutzen. Mittlerweile bin ich soweit, dass wann immer das Telefon klingelt ich den Stift auf dem Tablet ziehe, sodass direkt ein Notiz-Zettel auf dem Screen aufpoppt und ich anfangen kann zu notieren.
Mein Samsung Note 8.0
Das alles sind für mich mal erste Schritte, ich werde sicherlich noch das ein oder andere Programm ausprobieren und auf Weiterentwicklung der bestehenden Apps hoffen, sodass die Nutzung und Umsetzung meines neuen Papierlosen Büros vielleicht auch andere zum Umdenken anregt und mir die Arbeit noch weiter erleichtert wird.
Habt ihr auch schon mal über das “Papierlose Büro” nachgedacht? Habt ihr es vielleicht selbst schon umgesetzt und habt Tipps?
